GESTWIN incorpora un proceso de adaptación al nuevo Plan General Contable del año 2008 que debe realizarse tras el cierre del ejercicio 2007. Hemos decidido retrasar la adaptación a cualquier momento del ejercicio 2008 (posterior al cierre) para que el usuario no tenga que lidiar con dos planes contables simultáneos durante el primer trimestre del ejercicio. De esta forma podrá cerrar tranquilamente el ejercicio utilizando el viejo PGC y, una vez haya presentado los libros, podrá emprender el proceso de adaptación disponiendo de un período de adaptación mayor.

Si, a pesar de todo, desea trabajar con el nuevo plan desde el principio, puede realizar la conversión en cualquier momento y mantener ambas contabilidades utilizando planes contables distintos (es muy poco recomendable, puesto que deberá mantener ambas contabilidades sincronizadas utilizando planes distintos durante el difícil periodo de cierre).

En los siguientes ejemplos vamos a suponer que realiza la adaptación tras el cierre del ejercicio 2007. En caso contrario debería consultar a su técnico de soporte para que le indique los pasos a seguir.

Adaptación

Una vez cerrado el ejercicio debe realizar la adaptación de su plan contable. GESTWIN utiliza una tabla de equivalencias interna para reasignar todas aquellas cuentas que han cambiado de ubicación. El proceso de adaptación convierte también los movimientos para que reflejen estos cambios.

El primer paso es dirigirse a la sección Configuración de la aplicación y, dentro de ella, acceder a la opción Configuración de Empresas.

Debe marcar la opción que se muestra enmarcada en naranja en la imagen anterior : Usar el PGC 2008. Una vez hecho esto, debe guardar la configuración pulsando <Intro> o haciendo <click> sobre el botón [Aceptar]. A continuación se muestra una ventana de advertencia que debe leer detenidamente :

Como ve, se advierte de la necesidad de realizar una o más copias de seguridad de sus datos antes de realizar el proceso, así como de la conveniencia de que su aplicación esté actualizada. Éste último punto es muy importante, puesto que cabe la posibilidad de que introduzcamos ajustes en el proceso de adaptación durante el primer trimestre del ejercicio.

Si pulsa sobre el botón [Si] se iniciará el proceso de adaptación, que es totalmente automático.

Si, durante el proceso de adaptación del PGC, GESTWIN encontrara alguna cuenta que no es capaz de relocalizar (por ejemplo, porque usted a hecho uso de una cuenta no definida en el viejo plan contable y que ahora sí que se utiliza en el nuevo), el proceso de interrumpirá y se emitirá un informe por la impresora en la que se detallan las cuentas conflictivas.

Si esto ocurre no debe preocuparse, puesto que su contabilidad quedará tal y como estaba antes de iniciar el proceso de adaptación. La solución es simple : identificar las subcuentas a través del informe emitido y decidir su relocalización de forma manual mediante la opción de sustitución de subcuentas de la aplicación. Para realizar este proceso es evidente que necesita conocer bien ambos planes contables, con el fin de evitar nuevos conflictos o incompatibilidades. En este caso lo más conveniente es que recurra a su asesor o se ponga en contacto con su técnico de soporte para que le oriente. Una vez realizada la adaptación manual puede reintentar el proceso de nuevo

El nuevo PGC

Una vez finalizado el proceso de forma correcta ya podremos acceder a nuestra contabilidad y empezar a trabajar con el nuevo plan contable. Ya hemos dicho que GESTWIN realiza un proceso de conversión o relocalización de aquellas cuentas que cambian de código en el nuevo plan. Sin embargo hay algunas cuentas que desaparecen. Por supuesto lo que no puede hacer la aplicación es liquidar sin más esas cuentas y hacer desaparecer sus movimientos.

Puesto que existen conflictos de ubicación de las cuentas desaparecidas (es decir, no solo desaparecen, sino que sus códigos son reutilizados por otras cuentas) no queda más remedio que reubicarlas temporalmente para que sean fácilmente identificadas por el usuario pero que no molesten durante el proceso de adaptación posterior.

A continuación se muestra una relación de estas reubicaciones temporales :

PGC 1990		PGC 2008
111	Reserva por revalorización	1144
20	Gastos de establecimiento	206
680	Amortización de gastos de establecimiento	685
690	Dotación a fondo de reversión	6955
790	Exceso de provisión para riesgos y gastos	795

Se realizan otras relocalizaciones por si ha hecho uso (por iniciativa propia) en el viejo PGC de algunas cuentas que entonces no estaban definidas y ahora sí. Los cambios son los siguientes :

PGC 1990	PGC 2008
280	285
290	295
404	408

Las cuentas mantienen su descripción para que se puedan localizar fácilmente (aunque sean obsoletas, ya habrá tiempo de suprimirlas o renombrarlas).

NOTA IMPORTANTE

Si, por cualquier motivo, no considera convenientes estas reubicaciones automáticas, siempre puede realizar las sustituciones y los asientos de ajuste que desee antes de realizar el proceso de adaptación. De esta forma, al no encontrar movimientos en las cuentas conflictivas, GESTWIN no realizará ninguna relocalización no deseada

Tambien existe la posibilidad de modificar la tabla de equivalencias que GESTWIN utiliza en el proceso de adaptación. Esta tabla se encuentra en un fichero de texto de nombre cbc_2008.rcf y que está en el subdirectorio reports de la aplicación. Su estructura es la siguiente :

111,1144 ; 117,113 113,114 114,1140 ; Pueden aparecer conflictos 116,1141 118,1142 etc...

La primera cuenta es la del plan viejo y la segunda la del nuevo. El punto y coma (;) indica que a continuación va un comentario.
Se pueden añadir o suprimir líneas (hasta un total de 200) con total libertad.

Copia interna de seguridad

El programa realiza una copia interna de los ficheros que han sufrido cambios en el proceso de adaptación por si desea recuperarlos por cualquier motivo. Se encuentran dentro del directorio de datos de la Empresa (por ejemplo C:\Gestwin\data_001), en una subcarpeta con el nombre archivo_10.2.

Recuerde también que siempre podrá acceder a los datos de su vieja contabilidad, puesto que GESTWIN crea una copia de toda la empresa asignándole un nuevo código.