Trazabilidad de los artículos
Esta nueva característica, incorporada en la versión 10.3 de GESTWIN, permite saber en todo momento por qué documentos ha ido pasando una entrada de material determinada. Veamos con un ejemplo práctico como se aplica.
Configuración
Dependiendo de los parámetros que se tengan activos, el sistema de trazabilidad ofrece una mayor flexibilidad y facilidad de uso (todo depende de sus necesidades) :
- Lotes de productos
Los lotes identifican a un grupo de artículos. Si la asignación del número de lote es externa (nuestro proveedor) entonces se puede dar el caso de que más de una entrada tenga asignado el mismo número de lote. Si somos nosotros quienes asignamos el número de lote y tenemos la precaución de crear una sola línea de entrada (altas por fabricación, entradas en almacén o compra) entonces sí es capaz de determinar el origen del mismo. Para indicarle a la aplicación que los lotes son de asignación interna y que podemos considerar que existe una única entrada por lote debemos activar la opción 'Usar lotes de productos para trazabilidad automática' en Configuración de la aplicación (pestaña |Almacén|).
También podemos utilizar las consultas en línea que ofrece GESTWIN para identificar el documento exacto y el registro a partir de su lote sin importar si es de asignación interna o externa. - Números de serie
El número de serie identifica a un único producto de forma exclusiva. Basta con introducir el número de serie de forma manual o seleccionarlo desde la ventana de consulta para que la aplicación sea capaz de identificar su origen.
Si no se activa ninguna de las opciones anteriores la única forma en que GESTWIN puede rastrear los artículos es a través del proceso de importación/exportación de movimientos. Siempre que haga uso de ellos podrá rastrear el origen y camino seguido por ellos.
Unos ejemplos prácticos
Supongamos que no utilizamos ni lotes ni números de serie en nuestros productos. Esta es la opción más simple y también la más limitada. Ya hemos explicado que la única forma que tiene GESTWIN de seguir la pista de los artículos en este caso es mediante el proceso de exportación/importación. Veamos como.
Vamos a registrar una compra de 10 unidades de tóner :
Podemos exportar directamente este albarán de compra a uno de venta (si es adecuado hacerlo en este momento), o importarlo desde el albarán de venta cuando lo estemos creando :
Si observamos la traza del artículo en el albarán de venta que acabamos de crear (pulsamos el botón derecho en el ratón cuando estamos sobre la línea que deseamos consultar) :
vemos que la aplicación ha identificado correctamente el origen de la entrada y la muestra en la ventana de consulta del trazado del artículo :
Veamos ahora un ejemplo haciendo uso de números de serie. Los números de serie identifican a un artículo de forma exclusiva (solo debe existir un número de serie por cada unidad del artículo en cuestión).
Activamos los números de serie en configuración, tanto en Compras como en Ventas y procedemos con el ejemplo.
Vamos a introducir en el almacén una compra de toner, pero en este caso con número de serie. Hemos recibido 2 artículos y cada uno tiene su propio número asignado :
Si ahora nos desplazamos al mantenimiento de albaranes de venta veremos que basta con introducir el número de serie en la línea para que GESTWIN identifique y asocie la entrada correspondiente :
Si consultamos ahora la traza del artículo veremos el origen y destino correctamente identificados :
En el momento de la introducción del número de serie también podríamos haber optado por realizar una consulta de los disponibles (la consulta muestra los que todavía están en stock) :
Con este sistema resulta bastante sencillo identificar y asignar los números de serie disponibles.
El uso de la trazabilidad con lotes funciona exactamente igual, solo que la aplicación supondrá que todas las salidas de un mismo número de lote son asignables a una única entrada (con múltiples unidades).